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Manual de usuario

  • Módulo de Agentes
  • Consulta de créditos
  • Registro de ordenes de compra
  • Módulo de Empleados
  • Consulta de órdenes



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    MANUAL DE USUARIO

    SISTEMA PC-ONLINE@
    El sistema se desarrolló con el fin de suplir el convenio de computadores que hizo Coomeva con distintos proveedores de PC, que permite a los asociados de la cooperativa adquirirlos a través de préstamos aprobados o preaprobados para tal fin.
    El sistema cuenta con los siguientes módulos:


    1. Módulo de Agentes (Externo)

      1. Autenticación

      2. Consulta de créditos

      3. Registro de ordenes de compra

    2. Módulo para colaboradores de Ahorro y crédito (Interno)

      1. Autenticación

      2. Consulta de ordenes de compra

      3. Gestión de ordenes de compra

      4. Reporte de ordenes registradas


    Módulo de Agentes

    El módulo de agentes permite a los agentes del centro de contacto de los proveedores consultar créditos aprobados, preaprobados y registrar órdenes de compra solicitadas por los asociados de la cooperativa.




    1. Autenticación

    El ingreso de los agentes del centro de contacto se hará a través de la dirección web http://conveniospc.coomeva.com.co. Cada agente deberá estar registrado en la base de datos y deberá contar con un usuario y contraseña para el ingreso a la aplicación como se muestra en la siguiente imagen:




    1. Consulta de créditos

    La consulta de créditos es la pantalla que se despliega después de hacer la validación respectiva en el módulo de autenticación, y sólo lo pueden hacer los agentes del centro de contacto de los proveedores de computadores que tienen convenio con la empresa.

    Hay dos campos los cuales deben ser ingresados por los agentes.


    Si solo se ingresa el número de identificación aparecerá un mensaje donde se especifica si el número de identificación corresponde a un asociado con crédito aprobado, pre aprobado, sin crédito o si finalmente no es asociado.

    Si se ingresa el número de identificación con el valor del crédito aparecerá una pantalla con el formulario que permitirá registrar la información de una orden de compra.



    Si el valor del crédito solicitado por el asociado es mayor al valor del crédito aprobado saldrá el siguiente mensaje:




    1. Registro de ordenes de compra

    Una vez ingresada la información del asociado con el valor a solicitar correctamente para el pedido, aparecerá el siguiente formulario que permite ingresar la orden de compra al sistema.



    Una vez ingresada la información de la orden de compra realizada por el agente, se emitirá un correo o notificación al director de Oficina de Coomeva al cual pertenece el asociado que acaba de hacer el pedido.


    Aquí finaliza el proceso de registro de orden de un agente del centro de Contacto de los proveedores.

    Módulo de Empleados
    Este módulo permite a los colaboradores de Ahorro y Crédito de Coomeva consultar las órdenes registradas por los agentes de contacto de los proveedores que ofrecen los equipos de cómputo.



    1. Autenticación

    El ingreso de los colaboradores de Ahorro y Crédito de Coomeva se hace a través de la dirección Web http://kme.coomeva.com.co:8080/pc-enlinea/initEmployee.do . Esta autenticación es a través del directorio activo de la empresa (LDAP) y sólo se debe ingresar el usuario de red del colaborador con su respectiva contraseña como se muestra en la siguiente imagen:



    1. Consulta de órdenes

    La consulta de órdenes de compra se hace es la pantalla que se despliega después de hacer la validación respectiva en el módulo de autenticación de los colaboradores de la empresa.
    Esta consulta se da inicio en el momento que un asociado llega a alguna de las oficinas de Ahorro y Crédito con una orden de compra que previamente haya solicitado con algún proveedor de computadores. Para consultar una o varias orden de compra de un asociado debe ingresar el número de cédula del asociado u orden de compra al sistema en la pantalla que se muestra a continuación:

    Una vez ingresada la información solicitada aparecerá una ventana con la información correspondiente a la orden de compra del asociado. El funcionario de Ahorro y crédito deberá validar la información con el asociado y seguir el proceso correspondiente dependiendo del tipo de crédito que tenga el asociado en ese momento.



    Una vez validada la información el colaborador deberá presionar el botón “Procesar” para cambiar el estado de la orden y así poder hacer control de las ordenes que ya han sido gestionadas o recibidas en Ahorro y Crédito. Una vez procesada la información, el botón cambiara de nombre a “Imprimir autorización”



    Al presionar este botón se desplegará una nueva ventana en el navegador Web con el formato de Autorización de pago a terceros que deberá imprimir el colaborador y hacerlo firmar del asociado.






    Con este proceso culmina el ciclo del sistema PC-ENLINE@. El proceso de crédito que se hace una vez se recibe la orden, es competencia de la Financiera y el sistema no tiene ninguna interacción con el mismo.

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