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Minuta de la Sesión del Consejo de occ 3 de noviembre de 2015 6: 00-8: 15 pm




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Minuta de la Sesión del Consejo de OCC
3 de noviembre de 2015
6:00-8:15 PM

Asistencia: Alice Dei-Sheldon, Rosa Berrocal, Mike Benson, Robert Ames, Laura Dronda, Meri Kolbrener, Ana María González, Belisa de las Casas, Robert Meisnere, Alex Capestany, Sweta Shah, Ken Leiner, Andrea DelVecchio, Lara Ilao-O-Doherty, Mayra Canizales, Gastón de los Reyes, Elizabeth Minnigh,

Aprobación de la minuta del 6 de octubre

Discusión del Sistema de Sonido en Oyster – Rob va a hablar con Tekia y vamos a obtener una cotización.



Reporte sobre la Casa Encantada

  • Quienes apoyaron fueron extremadamente colaboradores – voluntarios, Marriott, Dr. Bob,

  • $2000 en boletos; Dr. Bob aportó $1500 y compró pizzas para que las venda la Escuela Media.

  • Dr. Bob se ha comprometido a patrocinar el musical en Adams; Ana María está hablando con él acerca de otras posibilidades.

  • El Garaje Encantado en sí fue bien; dos pasajes (aterrador y menos aterrador); los niños que estuvieron involucrados pasaron un rato excelente (esto es algo que podemos aprovechar mejor en el futuro, i.e., para servicio a la comunicad). Los niños de sexto grado fueron los que ayudaron más, y sería excelente involucrarlos el próximo año. Las actividades fueron en general excelentes: la aguja en un pajar fue excelente; las calaveras de azúcar (preparadas por Nancy Copeland) fueron impresionantes; la cosa para momificación fue un fracaso (los niños no estuvieron interesados); la pintura de calabazas fue excelente pero las calabazas se quedaron; la preparación de espantapájaros estuvo bien pero hacía falta que la gente trajera ropa; el concurso de disfraces fue excelente pero debería hacerse un poco más pronto en el día; la preparación de espantapájaros estuvo bien pero podría ser mejor -- ¿la gente trae su propia ropa para usarla? Y también alguna preocupación sobre alergias; la comida terrorífica fue un fracaso, nada de participación; los inflables el primer fin de semana fueron aceptables – pero fue el gasto mayor, probablemente no merece la pena; el lanzamiento de globos oculares fue excelente pero necesita planificarse con más antelación.

  • En general – fue un éxito con los niños más pequeños – si queremos que los niños más grandes estén más interesados/se queden más de cinco minutos, tenemos que hacer más (más terrorífico, más cosas que hacer, etc.).

  • Concesiones: fue bien, probablemente ganó alrededor de $600. Si lo hacemos el año que viene deberíamos tener comida más consistente para que las familias se queden (como pizza).

  • Los dos puntos más negativos: comunicación (tiene que ser más organizada y demasiados eventos O-A en muy poco tiempo (no habían suficientes voluntarios – dicho lo cual, el Garaje Encantado no necesito muchos voluntarios y en realidad no quitó voluntarios de ningún otro sitio!)

  • Opinión de Rob: merece la pena hacerlo de nuevo, ¡funcionó especialmente bien gracias a que Lara tenía tantas cosas impresionantes de Halloween que contribuir! Y, sobre todo, sorprendentemente, ¡nada importante salió mal!

  • Meri: este es el “modelo fiesta” donde los coordinadores trabajan mucho, durísimo, y tienen mucha gente para ser voluntarios en algunas partes específicas. Alicia: además, la gente ve el potencial ahora que ya ha sucedido una vez.

  • Lara: los voluntarios que ayudaron estuvieron verdaderamente entregados, y hubo una fantástica comunicación boca a boca para conseguir gente para ayudar con cosas como el diseño, implicar a los padres y a los niños con ello, etc.

  • Meri: tenemos un programa piloto este año en el que los estudiantes de octavo grado harán 10 horas de servicio para la comunidad en casa (el plan es que el próximo año esto sea 20horas/niño en toda la Escuela Media). Cada niño tiene un registro en su agenda – esta será una fuente de voluntarios a futuro (para este y/u otros eventos).

  • Rosa: hay que ser más consistentes con la calendarización. Rosa propondrá a Laura que hagamos la Feria del Libro la semana antes de Acción de Gracias para que no esté tan cerca de La Noche y el Garaje Encantado de Halloween a la hora de pedir voluntarios.

Reciclaje de Ropa

  • Martin Gurria refirió a Mike Benson a alguien llamado Diego que se encarga del reciclaje de ropa; tenemos la oportunidad de formar parte de su programa, en el que se encargan del reciclaje, necesitaríamos poner contenedores y ellos se encargarían de reciclar la ropa. Ana María: sugiere hablar con Avelina (coordinadora de actividades verdes) sobre esto. El Sr. Benson hablará con ella. La escuela obtendría cierto porcentaje del dinero que resulte también, pero el acuerdo es que el punto principal es el medioambiente y ayudar a otros.

Cumplimiento

  • Andrea: de acuerdo con nuestros estatutos, necesitamos un primer y segundo vicepresidente (elegido entre los vicepresidentes) para cubrir las funciones del presidente si fuera necesario. No tenemos un proceso establecido.

  • Nominaciones: Ana María como primera vicepresidenta y Alicia como segunda vicepresidenta; secundada; elegidas por el consejo por unanimidad.

Recaudación de Fondos

  • La recaudación de fondos de arte ha sido extraordinariamente exitosa. Estábamos anticipando la posibilidad de recaudar $1000; hasta la fecha hemos recaudado $3238 para Oyster; Adams está comenzando ahora. Andrea: para Adams, los niños no tuvieron en absoluto la oportunidad de finalizar sus trabajos de arte; Ana María va a intentar extender el plazo.

  • Actualización sobre subasta:

    • El servicio de la nueva página web está casi listo, Aaron y su esposa María han hecho un trabajo extraordinario organizando esto.

    • Fecha: 19 de marzo.

    • Será en el campus de Adams, incluirá subasta en directo, baile (bien un DJ o una banda), se han seleccionado maestro de ceremonias y subastador.

    • Las solicitudes han empezado (email enviado a 27 padres que han donado o mostrado interés con anterioridad – ahora dando seguimiento).

  • Venta de árboles de navidad:

    • Nuevo folleto, reclutamiento de voluntarios en marcha.

    • Los papas de fútbol de los miércoles se van a implicar – Ana María está reclutando gente que se comprometa.

  • Venta de mercancías:

    • Ana María necesita ayuda – lo va a organizar de tal forma que, a partir del año que viene, la gente pueda comprar en línea.

    • “Square reader” tiene una opción en línea para que la gente compre y monitoree el inventario así que podemos recibir una alerta si algo escasea.

    • Vamos a tratar de promover el “Viernes Día del Orgullo” para animar a los niños a llevar camisetas de la escuela (las de O-A o simplemente azules) los viernes.

    • Deb está ayudando; Robert Ames también está dispuesto a ayudar con esto en Adams.

    • Robert/Meri: sugieren venderlas en los juegos de volleyball de las niñas. Esto puede ser parte del esfuerzo de voluntariado del 8º grado.

  • Restaurantes:

    • Chipotle: ganamos $1300. Podemos hacer esto de Nuevo en primavera.

    • Promover Café Sorriso – ganamos el 10%.

    • Potomac Pizza

    • Otras opciones: Bertucci’s, Panera Bread, Nando Peri-Peri, Bar Civita.

    • Necesitamos un voluntario para hacer estas llamadas.

  • Premios por compra (“shopping rewards”):

    • Amazon, Box tops, Target. Necesitamos una promoción de vacaciones sobre esto – está en el calendario que el boletín de la OCC lo planteará.

    • Idea para “campaña click” para enviar los enlaces con instrucciones para crear “bookmarks”.

  • Fiesta:

    • ¡Shake Shack va a donar hamburguesas, parrillas y cocineros para la fiesta!

  • SALSA:

    • En breve standby por la feria del libro – recaudado hasta ahora unos $20,000

    • Se sugieren emails más cortos con fotos; ¿haga click para más información?

    • Los sobres se enviaron a las casas en Oyster.

  • Código de ética (Gaston):

    • Esto es importante para una organización de recaudación de fondos – es esencialmente una constitución, así que no queremos aprobar cualquier cosa en cinco minutos en una reunión.

    • Propuesta:

      • Task force trabajará en una propuesta más completa que trate los puntos, identifique opciones para cualquier cosa en las que mentes razonables pudieran discrepar, y volverá al consejo para una conversación más amplia durante una hora especialmente dedicada al tema o una junta especial

      • Política de conflictos de interés que cumpla con los requerimientos del IRS

    • Moción de que procedamos con que se de este mandato al task force; secundada, acuerdo unánime.

    • Gastón organizará esto – contactará al comité existente, Elizabeth va a participar y cualquier otra persona que esté interesada es bienvenida. Por favor, notifica a Gastón si estás interesado.

(Pregunta de Mayra: Mayra ha estado en el consejo de la Directora para la Canciller. Pregunta dónde están almacenados los documentos de OCC: la respuesta es en la página web de Google de la OCC.

Reporte financiero



  • Actualmente solo tenemos una tarjeta de débito; esto supone un inconveniente porque si tenemos artículos que se cargan erróneamente, el dinero ya ha salido de la cuenta y no puede pararse. Elizabeth recomienda que obtengamos una tarjeta de crédito para que los cargos se puedan parar por adelantado. Acuerdo pleno.

Fiesta de la Danza Tropical

  • ¡Dentro de cinco días! Hace falta ayuda compartiendo invitaciones/extendiendo la notica – en línea o a través de los medios sociales (Twitter y Facebook).

  • Hay folletos disponibles (se enviaron a todos los padres de la escuela, se van a enviar a los apartamentos del área).

  • ¿Posibilidad de otra llamada automatizada? Sí – enviar info a Mayra y lo hará el jueves. ¡Con música de fondo!

  • Todavía hace falta ayuda de gente para trabajar en la puerta para tomar dinero y ayudar con el sorteo.

  • El sorteo está patrocinado por DCLovesToDance.com.

  • Precios de hora feliz para algunas bebidas, más tacos por $2 (y el resto del menú habitual está disponible).

Comunicaciones

  • ¡Estamos aprendiendo este año” Por favor, sigan dándonos sus comentarios – sus propias impresiones o cualquier cosa que oigan de otros padres.

  • Están disponibles las listas específicas para grado – en Constant Contact, seguramente estarán también disponibles en AtoZ.

  • Muchas solicitudes recientemente para comunicaciones, debido a todos los eventos. Estamos tratando de mantener los mensajes cortos y concisos pero no siempre es posible con tantas cosas sucediendo.

  • Mayra va a enviar un email sintetizando: sí, ha sido mucho, esto es lo que está pasando, esto es lo que cada cosa significa/por qué importa.

  • Por favor, presenten sus comentarios y solicitudes en inglés y en español.

  • Ahora también podemos enfocarnos en la recaudación de fondos, no solo a través de emails sino también a través de tableros en las escuelas:

    • Gráficos de dónde estamos en recaudación de fondos (Amazon, SALSA, etc.).

    • Cualquiera que esté interesado en ayudar con esto, por favor que informe a Lara.

  • Discusión sobre la mejor forma de compartir información – con qué frecuencia, cuánta información en cada mail, de quién debe proceder, etc.

  • Trabajando en una mejor coordinación con los padres voluntarios del salón (discusión sobre cómo los padres voluntarios del salón deberían organizar que se comparta información)

  • Rob: Por su experiencia con el Garaje encantado: la comunicación al profesorado/personal, no a los padres – ¿cómo funciona? Mayra/Belisa – la información de OCC puede ir a la Administración a través de Belisa.

  • Rob: hemos estado en el Northwest Current los últimos ejemplares – ¡excelente trabajo! (los estudiantes de octavo grado están ayudando a escribir historias).

Reporte de la Directora

  • Cada año hay un evento elegante en el Kennedy Center a través del Fondo para la Educación Pública de DC donde otorgan el premio al mejor maestro del año, mejor director, etc; este año hay tres premios por primera vez (Mejor Equipo de Liderazgo Académico, Premio al Más Creativo y Premio al Compromiso Familiar). O-A fue seleccionado como uno de los candidatos para el Premio al Compromiso Familiar! Mayra ha preparado la solicitud – ¡pronto sabremos si somos finalistas!

  • Tutorías: están yendo mucho mejor este año. Empezó la planeación durante el verano, dejando claro quiénes son nuestros objetivos. Hacemos (1) instrucción en las aulas, (2) apoyo dirigido (TAG, extras en el aula, etc.) y (3) necesidades uno a uno más intensivas. Realmente queríamos enfocarnos en la categoría tres para las tutorías. Esto ha hecho el mensaje alrededor de las tutorías muy claro – los padres y maestros comprenden quién recibe las tutorías, y reciben información clara sobre ello. Esto está siendo monitorizado en nuestro sistema para toda la escuela, incluyendo documentación sobre quién está asistiendo, qué progreso están realizando, y si las tutorías están funcionando o no. Así que esperamos tener datos pronto que nos digan si nuestros programas de tutoría funcionan. Pregunta: ¿algún problema con los maestros registren su tiempo, etc.? Respuesta: no. No tenemos que verificar que todos los tutores tienen W-9s que vayan a Risa, pero parece que está funcionando.

  • Página web: hemos elegido a una compañía para hacer nuestra página web en línea con el presupuesto para páginas web de la OCC. Nos gustaría tener una página única para la escuela y la OCC. Vamos a hacerlo con una compañía que hace traducciones, pero vamos a revisar esto/hacerlo nosotros mismos. La página principal será en español con un botón “haga click aquí para inglés”. El lanzamiento suave (“soft launch”) será a principios de febrero, y el lanzamiento definitivo antes de la subasta. Ana María ya ha preparado información en inglés y en español sobre OCC. Esto incluirá una pestaña para currículum que incluirá información básica sobre las clases (re: unidades, etc.). Sweta: la sección de currículum tendrá objetivos por grado? Mayra: sí a “objetivos globales”. Sweta también preguntó sobre la noche de matemáticas del año pasado. Esto se solapa con LSAT, ellos están preparando cuatro talleres, se les presentará a ellos.

  • Días de espíritu escolar: Mayra preguntó sobre los días de espíritu escolar. Hubo consenso sobre que sí y hacerlo en viernes. Mayra quiere que lo gestionen los estudiantes – trabajará con el consejo de estudiantes para que tomen el liderazgo.

  • Cafés con la Directora: Mayra ha estado pensando cuál es el objeto. Las familias de Pre-K y K todavía quieren conocerla. Los padres trataron de desincentivarlo porque siempre son los mismos padres, superados por la negatividad. Mucho fue en inglés. Traducirlo al español fue un poco vergonzoso

    • Mayra ha decidido tener días en español y días en inglés cada tercer mes y luego bilingües. Los días en español y los días en inglés tendrán un tópico ya fijado. Los bilingües tendrán un tema abierto. Los últimos 15 minutos serán bilingües para abrir la puerta a asuntos urgentes. Deberíamos ser honestos sobre la protección del espacio solo para español. Para asuntos urgentes, la gente me escribe/llama.

    • Sweta preguntó si habrá un resumen de puntos clave. Mayra dijo que preguntará a los padres que están ayudando a organizar.

    • Discusión de asuntos planteados por las sesiones solo en español. Elizabeth sugirió que Mayra dé un resumen de temas de la sesión previa para padres que no pudieron participar por idioma la vez anterior.

  • Regalos de vacaciones para los maestros: no es un asunto fácil – ¿cuál es la aproximación adecuada? El punto es que queremos estructurarnos como que podemos apreciar a los maestros pero entendemos cuándo y cómo pedimos dinero. ¿Qué tan importantes son estos regalos para los maestros? 1 a 4. ¿Cómodo? 1 a 3. La mayoría de los maestros dijeron que no es tan importante y sí un poco incómodo. No donen a SALSA como una donación a un maestro, dijeron los maestros. Los maestros nunca saben quién donó. Los maestros prefieren tarjetas de regalo anónimas – ¡no cosas! En su caso, solo una tarjeta de regalo. Los maestros dijeron que si no lo íbamos a eliminar, entonces pongamos dinero en un bote y luego distribuyamos justamente. Idea: ¿qué tal si recaudamos dinero para hacer una fiesta verdaderamente bonita para los maestros?

Cerrada a las 8:15 PM


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